5 conseils indispensables qui rendent la comptabilité beaucoup plus efficace

5 conseils indispensables qui rendent la comptabilité beaucoup plus efficace

10 août 2022 0 Par Zozo

En tant que propriétaire d’une boutique en ligne, vous devez gérer quotidiennement de nombreuses données : de votre stock bien sûr, de vos commandes, mais aussi de votre administration. Tous ces chiffres sont vitaux pour une entreprise. Pourtant, de nombreux entrepreneurs pourraient faire leur administration (en ligne) beaucoup plus efficacement.

1- Réfléchissez bien avant de choisir un logiciel comptable

Tout commence par la mise en place de l’administration. Un conseil très pratique : utilisez des codes TVA différents pour la taxe de vente exclusive et la taxe de vente incluse. Cela évite la confusion. Il est bien sûr très important que vous choisissiez un logiciel adapté à votre entreprise. Alors, à quoi faites-vous attention ? Eh bien, par exemple sur la taille de votre stock et la quantité d’articles. Parce que votre logiciel doit être conçu pour cela.

2- Aperçu de votre stock

Si votre logiciel convient à votre (type de) stock, vous aurez également un meilleur aperçu des marges de vente et vous recevrez des aperçus actualisés du stock en quantité et en valeur. Autre conseil simple mais en or pour votre stock : organisez un décompte périodique et une mise en relation avec l’administration financière. Ensuite, vous pouvez être sûr que tous vos collaborateurs travaillent toujours et partout avec les données correctes. Cela évite beaucoup d’erreurs possibles (et donc des coûts).

3- La régularité rend financièrement sain

Cela peut sembler ennuyeux, mais avec de la régularité on finit par gagner du temps. Cela s’applique également à la gestion des créanciers et des débiteurs : vous ne pouvez la maîtriser qu’en les surveillant de près. Par exemple, assurez-vous d’une bonne gestion des créanciers en exécutant périodiquement une analyse chronologique des encours. Vous obtenez une bonne gestion des débiteurs en ajoutant régulièrement de la banque et du liquide.

4- Automatique, pas manuel

Vous n’avez plus besoin d’ajouter manuellement la banque et la caisse enregistreuse ; c’est à cela que servent les liens bancaires automatiques. C’est tellement simple et ça fait gagner du temps ! Vous pouvez également gagner du temps grâce à la saisie automatique des données. Par exemple en utilisant les services de numérisation. Cela vous permet de saisir vos factures rapidement et automatiquement.

La comptabilité automatisée

La question est de savoir si vous, en tant que comptable, souhaitez tout saisir manuellement ou le retaper. Ou que vous puissiez saisir automatiquement les réservations dans le système comptable avec des fonctionnalités de numérisation et de reconnaissance intelligentes. Est-ce que je travaillerai avec des solutions de numérisation et de reconnaissance ? Est-ce que je vais travailler avec un lien API ? Ou dois-je lier le logiciel que le client utilise déjà à mon système logiciel ? Cependant, dans la pratique, je vois que c’est vraiment un défi. Cela a à voir avec les coûts, par exemple, des liens supplémentaires. Mais avec la croissance et les ambitions de l’entrepreneur, on ne peut plus tout taper à la main. Alors pensez à l’avance, ce serait mon conseil. »

5- Pas de soucis avec les factures

Vous évitez les tracas avec les factures en utilisant des descriptions standardisées sur vos factures. Avec cela, vous saurez exactement de quoi parlait la facture dans six mois (et votre comptable aussi). Et si vous voulez être sûr de pouvoir retrouver rapidement toutes les factures ? Donnez-leur ensuite à tous un numéro de mutation. Très utile!

 

Ce ne sont là que 5 des 40 conseils que nous souhaitons partager avec vous. Dans le livre blanc 40 conseils comptables indispensables pour les entrepreneurs, vous pouvez lire tous les autres conseils qui amélioreront encore plus votre comptabilité.

Optez pour des processus standardisés

En ce qui me concerne, les processus propres au comptable sont le plus grand défi. C’est vraiment difficile à mettre en place si les processus existants doivent être en tête lors de la mise en place de votre comptabilité et des logiciels associés. Ce « problème » commence toujours par une certaine idée et comment ils veulent organiser cela en tant que bureau.

Ensuite, des compromis sont toujours faits pour ne pas laisser échapper son propre idéal. Le logiciel n’a plus qu’à suivre. Cela conduit à son tour à la personnalisation, puis en tant que comptable, vous êtes condamné à de longues relations avec votre fournisseur de logiciels. La mise en place correcte d’un système comptable demande donc beaucoup de réflexion. Heureusement, le service comptable Forest vous aide à changer facilement.