Outlook est LE service de messagerie idéal pour les grandes entreprises, les associations ou n’importe quel professionnel. Non seulement il est pratique et facile à utiliser, mais il fait également plus pro. Ce qui impacte sur votre e-réputation sur le marché. Pour vous permettre de vous en servir correctement, voici quelques conseils avisés de la part des experts.
Une formation pour les raccourcis claviers
Sur Outlook, comme sur n’importe quel autre logiciel nécessitant une formation pack office d’ailleurs, les raccourcis claviers sont importants. Ils vous font gagner du temps. Ils vous font paraitre beaucoup plus professionnel. Il vous évite de vous encombrer à chaque fois d’une souris.
Sur Outlook, ils sont moins nombreux que sur Word ou sur Excel. Vous avez entre autres le :
- « Contrôle+Maj+A » : Pour la prise de rendez-vous
- « Contrôle+Maj+C » : Pour l’enregistrement d’un nouveau contact
- « Contrôle+N » : Pour la création d’une nouvelle discussion<:li>
- « Contrôle+Maj+R » : Pour répondre à un courrier
- « Contrôle+chiffre » : Pour vérifier votre agenda
- Ce sont les raccourcis de base sur Outlook. Vous en aurez certainement davantage en suivant une formation spécifique sur quelques jours. Vous y apprendrez également les différentes fonctionnalités de ce logiciel Office. En effet, il fait bien plus qu’une messagerie classique.
Outlook : plus qu’une simple messagerie
Durant la formation bureautique, vous aurez l’occasion d’utiliser les dernières versions de Outlook. Ce qui vous permettra de vous rendre compte par vous-même des différentes fonctionnalités de ce logiciel. Outre de vous permettre d’envoyer et de recevoir des mails, il vous aide en effet à gérer votre activité en classant vos courriels selon leur ordre d’importance.
En outre, comme susmentionné, Outlook peut aussi gérer votre agenda. Le programme intègre un calendrier où vous pourriez noter vos rendez-vous. Vous aurez même la possibilité de mettre des alarmes sur chacune d’entre elles.
Les contacts sur Outlook peuvent être importés depuis d’autres comptes de messageries. Vous pouvez envoyer des mails vers n’importe quel partenaire, utilisant ou non Outlook. Il semble important de le souligner.Classer vos données importantes sur Outlook
Sur Outlook, vous avez également la possibilité de créer des sous-dossiers. C’est notamment une aubaine pour mieux vous organiser dans la gestion et l’exploitation de vos différentes données. Pour ce faire, vous devez simplement aller sur votre « boîte de réception », « panneau de visualisation », « nouveau dossier » et choisissez parmi les différentes propositions. Renommez ensuite votre fichier pour facilement vous y retrouver à l’avenir.
Une autre méthode de classement serait aussi d’attribuer des couleurs à vos courriels. Vous avez différentes alternatives disponibles sur le programme. Généralement, on utilisera le rouge pour les messages importants et ainsi de suite en fonction de l’urgence des informations que vous avez reçues. Comme sur les autres comptes de messagerie, vous pouvez aussi suivre certains courriels pour éviter de perdre du temps dans la négociation d’un gros contrat par exemple.
En tous les cas, Outlook vous permettra de facilement vous y retrouver avec une zone de recherche spécifique.
1 a réfléchi à «Outlook pour les professionnels : comment en profiter ?»